Le sous-fonds porte sur la gestion administrative du personnel et des membres. La distinction entre 'personnel' et 'membres' n’est pas toujours maintenue dans les documents ainsi que la distinction entre personnel européen et local avant le transfert de l'École en France.
Le sous-fonds se compose de dossiers portant sur la gestion générale du personnel et des membres (statuts, recrutement, nominations, congés, retraite, etc.) et d'une série de dossiers de carrières classés par ordre alphabétique.

Produits notamment pour la fête du Printemps 春節 (chunjie), ces documents iconographiques sont des estampes du Nouvel An 年畫 (nianhua) ou des papiers découpés 剪紙 (jianzhi).
Imprimées à partir d'un procédé xylographique sur papier, les images en couleurs des nianhua, parfois rehaussées au pinceau, étaient destinées à être collées sur les portes et les murs en célébration des festivités de la nouvelle année. De même, les jianzhi étaient affichés aux portes, murs et fenêtres pour leurs aspects décoratif et symbolique.
Les thèmes abordés par ces images sont variés: divinités protectrices, gardiens des portes, scènes de théâtre tirées du répertoire traditionnel de l'opéra chinois, images auspicieuses illustrant formules de souhaits...
Le sous-fonds est constitué de 177 unités de description réunissant des images issues principalement de quatre centres de production en Chine:

1. Yangjiabu 楊家埠 (Weifang 濰坊, Shandong 山東);
2. Zhuxian 朱仙 (Kaifeng 開封, Henan 河南);
3. Yangliuqing 楊柳青 (Tianjin 天津);
4. Tantou 灘頭 (Longhui 隆回, Hunan 湖南).

Le sous-fonds porte sur les expositions qui ont été organisées par l'EFEO notamment en Inde, les manifestations scientifiques (congrès et groupes d'études) et grand public (foires et expositions) auxquelles elle a participées ainsi que les célébrations du cinquantenaire de l'EFEO en 1951-1952 organisées dans les capitales des trois États de l'Indochine associés à la France et à Paris.

Le sous-fonds porte sur le réseau des musées au Vietnam, au Cambodge et au Laos gérés par l’EFEO ou sous sa tutelle. La documentation traite surtout de la gestion générale des musées en allant du général au particulier : des études préparatoires à leur création, l’organisation de l’inauguration, la gestion des locaux, des collections, des ventes et des échanges.

Le sous-fonds des "Papiers d’offrande" contient environ 200 papiers à usages rituels et religieux, éventuellement destinés à être brûlés lors de cérémonies.
Ces papiers de plusieurs dimensions, souvent de qualité fruste, sont produits à partir de la technique xylographique et peuvent être désignés de manière générique comme des zhima 紙馬 (papiers d’offrande). La plupart se présente sous forme de feuillets simples, parfois colorés, et sont des imprimés monochromes d’images symboliques (talismans, diagrammes, sapèques…), de divinités (locales, tutélaires, Guanyin 觀音…), d’ancêtres, de personnages divers (poussant une charrette, cavaliers, certains hybrides à tête d’humain et queue de poisson…) et d’animaux (grues, tigres, chevaux, bœufs, poissons…); de textes (formules de bon augure, formulaires rituels, invocations à des divinités…); ou encore associant les deux. D’autres types de papiers d’offrande de formats pliés prennent l’aspect d’enveloppes inscrites de vœux, de lingots d’or yuanbao 元寶, d’animaux propitiatoires ou encore de liasses de faux papier-monnaie.